FONCTIONS ET DESCRIPTION DE TÂCHES

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision de la direction administrative, le (la) Responsable des groupes et de la salle assure la coordination de l’accueil du public, ainsi que des services qui lui sont offerts, ainsi que les démarches pour accueillir des groupes dans notre théâtre. En outre, il, ou elle, assure le fonctionnement du service de bar et supervise le travail des préposés à l’accueil et des bénévoles lors de spectacles, des activités ou des événements tenus au Théâtre La Bordée. Représentant de l’organisation auprès du public, il doit s’assurer que l’accueil est courtois, enthousiaste, professionnel et sécuritaire. De plus, le (la) responsable des groupes et du développement de public effectue diverses tâches reliées au développement de public de théâtre particulièrement celui des abonné(e)s, du public scolaire et de la vente de groupes sociaux.

  • Collaborer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et procédures reliées à l’abonnement
  • Proposer et mettre en place des stratégies visant à augmenter le nombre d’abonnés et à stimuler le réabonnement
  • Collaborer à l’organisation et à la coordination de la soirée des abonnés
  • Assurer la conception et la réalisation des cartes d’abonnement, vérifier et approuver les épreuves et coordonner les étapes relatives à leur impression
  • Proposer et établir des ententes de service (rabais aux abonnés) avec les commerces avoisinants
  • Faire la promotion, la vente et le traitement des abonnements destinés aux groupes sociaux
  • Traiter les dossiers litigieux ou comportant une situation exceptionnelle référés par le secrétariat ou la billetterie
  • Supervise l’équipe d’accueil et les bénévoles (embauche, formation, création de l’horaire et supervision sur place) ;
  • S’assure que les procédures d’accueil sont effectuées conformément aux règlements et politiques du théâtre ;
  • S’assure que l’état des lieux soit satisfaisant en fonction des standards d’accueil du théâtre (foyer, escaliers, toilettes) ;
  • Voit à ce que tout se déroule bien avant, pendant et après la représentation, incluant l’entracte  s’il y a lieu ;
  • Assure le fonctionnement du service de bar auprès du public et des employés (facturation, perception des comptes à recevoir, etc.) ;
  • Reçoit les spectateurs qui lui sont référés et règle les cas problèmes ;
  • Voit à l’application et au respect des mesures d’urgence ;
  • Compile les votes du public de la veille ;
  • Procède à la fermeture du théâtre les soirs de représentations.
  • S’assure de transmettre à l’équipe du soir, les consignes, besoins et attentes de l’équipe de jour et, inversement, transmets à l’équipe de jour les réalités du personnel d’accueil ;
  • Contacte à l’occasion des personnes souhaitant louer les lieux (foyer ou salles) et effectue le suivi de leurs besoins auprès des personnes concernées (direction technique, projets spéciaux, communications, etc) ;
  • Conseille la direction à propos de l’aménagement des espaces d’accueil et contribue, avec la personne responsable des projets spéciaux, à l’animation du Foyer ;
  • Fait des recommandations à la direction concernant les produits à offrir au public, l’ambiance générale du foyer (ameublement, musique, etc) ainsi que l’animation des aires d’accueil ;
  • Participe activement au bon déroulement et à la réussite des « soirées bordéliques ».
  • Effectue toute autre tâche qui s’avèrera essentielle dans le déploiement du poste qu’il occupe ;

 

Le responsable de salle supervise le travail des employés et des bénévoles de l’accueil, et s’assure que les besoins en personnel et en bénévoles soient comblés lors des représentations.

Il effectue certaines tâches liées à la gestion de bar, dont l’inventaire et les commandes de fournitures et s’assure que le bar (particulièrement le comptoir) est toujours impeccable surtout lorsqu’il quitte le soir.  À son arrivée, il s’assure que les fournitures sont en quantité suffisantes à l’étage du bar et va au besoin à la réserve.

Il informe l’administration du déroulement de la soirée en notant sur son rapport quotidien, tous les faits survenus.

Il s’assure de la qualité de l’état des lieux (foyer, escaliers, toilettes) et que tout se déroule bien durant la représentation, à l’entracte et à la fin du spectacle.  C’est lui qui reçoit les spectateurs qui lui sont référés et règle les cas problèmes. Il s’assure de transmettre à qui de droit (entretien ménager, directeur de production, responsable du service à la clientèle, régisseur, etc.) tous les messages nécessaires à la correction ou à l’amélioration d’une situation problématique.

Il voit à l’application et au respect des mesures d’urgence  et procède à la fermeture du théâtre les soirs de représentations.

Il contacte les locataires et les potentiels locataires afin de bien saisir leurs attentes et besoins et assure le suivi auprès de l’équipe du théâtre pour la réalisation de divers événements ;

SUPERVISION DE L’ACCUEIL DES SPECTATEURS

  • S’assure de la sécurité des lieux et de la circulation d’information entre les membres de l’équipe d’accueil, de la billetterie à la salle, en passant par l’entretien ménager ;
  • Encadre et supervise les bénévoles de l’accueil et les employés d’accueil, incluant la formation lorsque nécessaire ;
  • Veille à ce que les employés de l’accueil aient le matériel nécessaire à l’exécution de leurs tâches (lampes de poche, feuilles de temps, etc.) ;
  • Informe l’administration des besoins en matériel afin qu’elle puisse procéder aux achats ;
  • Transmets le message d’accueil et de sécurité au public avant chaque représentation ;

GESTION DU BAR

  • Assure le fonctionnement du service de bar auprès du public et des employés (facturation, perception des comptes à recevoir, etc.) ;
  • Fait à tous les soirs l’inventaire des boissons et note les quantités prises dans la réserve le cas échéant;
  • S’assure du suivi de l’inventaire de tous les éléments nécessaires au bon roulement du bar (sucre, lait, pailles, verres, détergent à lave-vaisselle, fonds de caisse etc.) et transmets les commandes à l’administration ;
  • Veille à l’entretien du bar et vide le lave-vaisselle ;
  • Assure un suivi très serré des comptes à recevoir et donne à la fin de la semaine, le solde à chaque personne qui n’est pas employé permanent du théâtre (comédiens et membre sdes équipes de production) ;
  • Assure la formation des nouveaux employés ;

AUTRES FONCTIONS RELATIVES À LA GESTION DE LA SALLE

  • Rencontre les potentiels locataires et effectue les suivis nécessaires pour concrétiser les événements en location ;
  • Rencontre les compagnies qui organisent des soirées bordéliques ou d’autres événements à caractère social afin de faciliter leur réussite ;
  • De façon générale, connaît les réalités et les possibilités d’aménagement des différentes salles et recommande les changements qui pourraient améliorer l’ambiance générale des aires d’accueil ;

Compétences recherchées

  • Formation et expérience dans le domaine de la gestion de salles de spectacles, de bar et d’accueil
  • Expérience dans la gestion du service de la billetterie.
  • Connaissance du système Ticketaccess est un atout
  • Expérience dans la sollicitation
  • Au moins 5 années d’expériences professionnelles et personnelles pertinentes;
  • Créativité, autonomie, polyvalence, sens des responsabilités et de l’organisation;
  • Capacité à travailler simultanément sur plusieurs dossiers, à gérer les priorités et à répondre aux échéances;
  • Passion pour les arts et la culture;
  • Bonne connaissance des médias sociaux et des outils Web et de la suite office
  • Très bonne connaissance de la langue française et grandes qualités communicationnelles;
  • Rémunération à déterminer selon le niveau d’expérience et les compétences.
  • 35 heures par semaine. Travail de soir et de fin de semaine à l’occasion

Entrée en fonction prévue le 15 septembre 2020 (incluant deux semaines de formation et d’intégration).
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature (curriculum vitae et lettre de présentation) au plus tard le 1er août à 17h, à l’attention de M. Bruno Brochu, codirecteur général de La Bordée, à l’adresse courriel suivante ; administration@labordee.ca